Olen urani aikana nähnyt lukuisia organisaatioita, joissa HR-prosessit elävät omaa elämäänsä. Ne ovat olemassa, koska “näin on aina tehty”. Koska joku rakensi ne vuosia sitten. Koska haluttiin näyttää järjestelmälliseltä. Tai luotiin pk-yrityksiin prosesseja, ”koska Nokiallakin.”

Ja silti kerta toisensa jälkeen huomaan saman ilmiön: prosesseja kyllä on, mutta ne eivät oikeasti auta liiketoimintaa kasvamaan. Pahimmillaan ne jopa hidastavat sitä.

Olen alkanut sanoa tämän yhä suoremmin: vanhanaikainen prosessikeskeisyys ei enää toimi.

1. Liian usein prosessit rakennetaan HR:n näkökulmasta – ei liiketoiminnan

Olen huomannut, että moni HR-prosessi syntyy sisäisestä tarpeesta “saada rakenne”, ei aidosta tarpeesta “saada tuloksia”.

Kun prosessi ei lähde liiketoiminnan tavoitteista, se ei myöskään tue niitä.

Olen nähnyt

• Johtamismalleja, jotka eivät oikeasti ohjaa prioriteetteja
• Rekrytointiprosesseja, jotka mittaavat vaiheita mutta eivät laatua
• Kehityskeskusteluja, joilla ei ole mitään yhteyttä osaamisen suuntaan tai kasvuun

Esimerkiksi eräässä organisaatiossa aloittaessani henkilöstöjohtajana törmäsin kehityskeskusteluprosessiin, joka oli rakennettu yhdeksän sivuisen lomakkeen ympärille. Kaikki 250 henkilöä täyttivät sen, koska “näin kuuluu tehdä”, mutta kukaan ei osannut kertoa, miten lomake liittyi strategiaan tai osaamisen kehittämiseen. Prosessi toimi rutiinina, ei välineenä kasvuun tai kehittymiseen.

Paperilla kaikki näyttää hyvältä. Mutta arjessa mikään ei muutu tai pahimmillaan vie fokuksen väärään suuntaan.

Minulle tärkein kysymys on aina: helpottaako tämä oikeasti ihmisten työtä ja viekö se kohti tavoitteita?

Jos ei vie, se ei ole toimiva prosessi – vaikka se olisi kuinka hienosti dokumentoitu tai piirretty prosessikaavioon.

2. Prosesseja valvotaan, vaikka niiden arvoa ei ole koskaan pysähdytty arvioimaan

Olen ollut tilanteissa, joissa HR (tai jokin muu funktio, vaikka taloushallinto) käyttää valtavasti energiaa siihen, että prosesseja “noudatetaan oikein”.

Mutta harvoin kysytään, miksi tämä prosessi on olemassa?

Olen oppinut kysymään itseltäni ja asiakkailtani:

• Parantaako tämä laatua?
• Lisääkö tämä tehokkuutta?
• Tukevatko nämä tekemiset kasvua?
• Vahvistaako tämä kulttuuria?

Jos vastaus on epäselvä, kyse ei ole arvokkaasta prosessista. Kyse on rutiinista.

Ja rutiinit ilman arvoa ovat organisaation hiljaista kuormaa.

3. Kun prosessi vie enemmän kuin antaa

Tämän näen kaikkein useimmin arjessa.

Prosessista tulee raskas. Ihmiset käyttävät aikaa prosessin orjalliseen seuraamiseen ja raportointiin – sen sijaan, että käyttäisivät ajan asiakkaisiin, kehittämiseen tai kasvuun.

Kuulen usein:

• “Miksi me teemme tätä?”
• “Tämä vie enemmän aikaa kuin tuottaa hyötyä.”
• “Voisiko tämän tehdä yksinkertaisemmin?”

Kun ihmiset alkavat kyseenalaistaa prosessin hyötyä, pysähdyn aina.

Minulle se on merkki siitä, että prosessi ei enää palvele tarkoitustaan. Sen pitäisi olla tuki ja mahdollistaja – ei este tai hidaste.

4. Prosessit eivät elä muutoksen mukana

Liiketoiminta muuttuu nopeasti. Strategiat elävät. Kasvu tuo uusia tarpeita.

Mutta liian usein prosessit jäävät paikoilleen.

Olen niin monesti nähnyt tilanteita, joissa organisaatio on muuttunut täysin, mutta HR-toimintamallit ovat pysyneet samoina. Silloin ihmiset alkavat kiertää prosessia. Ja kun prosessia kierretään, se on menettänyt merkityksensä.

Minulle hyvä prosessi on elävä. Se skaalautuu, taipuu ja mukautuu.

5. Prosessit eivät ole ongelma — huonot ja väärät prosessit ovat

En ajattele, että prosessit ovat ongelma. Päinvastoin.

Hyvä HR-prosessi:

• tukee liiketoiminnan tavoitteita
• on selkeä ja kevyt
• ohjaa oikeaan suuntaan
• vähentää kuormaa
• tuottaa mitattavaa arvoa

Huono prosessi taas on itseisarvo. Se on olemassa, koska “näin kuuluu olla”.

Organisaatiot eivät mielestäni tarvitse lisää prosesseja. Ne tarvitsevat oikeita toimintamalleja. Sellaisia, jotka tekevät työstä helpompaa ja liiketoiminnasta vahvempaa.

No mitä sitten??

Monen organisaation on aika tarkastella kriittisesti prosessejaan ja toimintamallejaan. On aika siirtyä pois “prosessien valvomisesta” ja kohti tarkoituksenmukaista tekemistä.

HR:n tulevaisuus ei ole hallinnollinen. Se on strateginen.

Ja strateginen HR ei mittaa sitä, kuinka hyvin prosessia noudatetaan, vaan sitä, kuinka paljon arvoa se tuottaa.

Jokaisella HR-prosessilla pitäisi olla selkeä vastaus yhteen kysymykseen:

Miten tämä auttaa meitä saavuttamaan liiketoiminnalliset tavoitteet?

Jos kysymykseen ei pysty vastaamaan selkeästi ja konkreettisesti, tiedän, että jotain pitää muuttaa.

Ja usein se tarkoittaa rohkeutta yksinkertaistaa.

———————-

PS. Lisäksi voisi olla aika luopua koko sanasta prosessi. Se kuulostaa jo itsessään siltä, että joku on piirtänyt sen kaavioon vuonna 2008 ja unohtanut päivittää.

Puhutaan mieluummin vaikka toimintamalleista. Ne elävät, muuttuvat ja tukevat arkea.

Mutta tämä voi toki olla vain minun henkilökohtainen allergiani sanaa “prosessi” kohtaan.

Kirjoittaja: Henri Kronlund